كيفية تنظيم الوقت

كيفية تنظيم الوقت : هي عملية ادارة الوقت يحاول كثير من الأفراد تنمية مهاراتهم في فن ادارة الوقت وقبل الحديث عن الخطوات الرئيسية لـ تنظيم الوقت لابد من تعريف ادارة الوقت و معرفة خصائص الوقت والمعتقدات الخاطئة عن الوقت .

تعريف ادارة الوقت : 

هي الطرق والوسائل التي يستطيع بها الفرد علي الأستفادة القصوي من وقته من أجل تحقيق أهدافه واحلامه وتسعي عملية ادارة الوقت الي تقليص الوقت الضائع وانجاز كثير من المهام في أقل وقت وبأقل مجهود لزيادة القدرة الأنتاجية والفاعلية للفرد ، فعملية تنظيم الوقت هي من أهم العوامل التي تفرق بين الناجحين والفاشلين .

وايضا يمكن تعريف ادارة الوقت هي محاولة ترويض الوقت وفرض سيطرتنا عليه بدلا من أن يفرض سيطرته علينا .

خصائص الوقت : فالوقت أثمن ما نملكه في الحياة ولكن الكثير من الأفراد يتفنن في اضاعته وقتله والتفريط فيه ، وهناك خرافة منتشرة بين الناس وهي ” ليس لدي وقت ” ونجد من يقول يوم ما سأجد متسعا من الوقت لأنجاز ما تأخر ولكن في الحقيقة جميعا نمتلك 24 ساعة في اليوم ولكن المغزي يرجع الي التنظيم الجيد للوقت وكيفية ادارته ، فالوقت كالحديد بقدر ما تبذله من مجهود في ادارته وتنظيمه واستغلاله بقدر ما تزيد قيمته .

فالوقت أغلي مايملك الأنسان .

الوقت مورد محدود للجميع .

الوقت يمضي سريعا .

كلما زاد استغلال الوقت زادت قيمته .

ما يمضي من الوقت لايمكن تعويضه .

اقوال ومعتقدات خاطئة عن الوقت :

اذا عملت أكثر سوف تتغلب علي متاعبك .

أفضل طريقة لتنتج أكثر هي أن تكون مشغولا دائما .

القيام بجمبع الأعمال بنفسك اذا أردت عملا متقنا .

معظم الأعمال اليومية لا تحتاج الي تخطيط .

أن عمل الشئ الصحيح أكثر أهمية من عمل الشئ بطريقة صحيحة

مهارات ادارة الوقت

مهارات التخطيط

مهارات التنظيم

التركيز لمعرفة مضيعات الوقت

مهارات تحديد الأولويات

مهارات التوجيه والمتابعة

5 خطوات رئيسية لـ كيفية تنظيم الوقت ( فن ادارة الوقت )

خمس خطوات رئيسية يجب الالتزام بها لـ فن ادارة الوقت :

1- تحديد الأهداف

من اجل تحقيق فن ادارة الوقت و كيفية تنظيم الوقت بشكل جيد وفعال لابد من وضع وتحديد الأهداف ، فعندما يعرف الفرد الي أين هو ذاهب يمكنه من معرفة ما يجب القيام به و تحديد المهام المطلوبه منه . فبدون تحديد أهداف واضحة يضيع وقت الفرد بين الأولويات المتضاربة .

يهمل كثير من الأشخاص من تحديد الأهداف لانه يتطلب بعض الوقت والجهد ، ولكن لابد ان تعلم ان القليل من الوقت والجهد الذي يضيع الأن في وضع الأهداف يوفر قدرا هائلا من الوقت والجهد والإحباط في المستقبل ،فإذا كنت جادا في ادارة الوقت، عليك أن تبدأ في إعداد الأهداف التي تسعي الي تحقيقها .

2- ترتيب الأولويات

من أهم الخطوات لـ كيفية تنظيم الوقت وفن ادارة الوقت هي ترتيب الأولويات يعني القيام وأنجاز المهام الهامة التي تخدم تحقيق أهدافك التي حددتها مسبقا ، فكثير من الأفراد يندهشون لانهم يعملون بجد وكد بدون تحقيق النتائج المرجوة او الوصول الي الأهداف الخاصة بهم ، ويرجع ذلك بسبب عدم ترتيب أولوياتهم وانجاز المهام ليست ذات أهمية استراتيجية في تحقيق أهدافهم .

معظم الأفراد لديهم كثير من القوائم بالمهام التي يريدون انجازها و يكون ترتيب هذة المهام غير منظم بحسب الأولوية فنجد بعض الأشخاص ترتب المهام من الأسهل الي الأصعب او العكس او من أعلي الي أسفل .

فمن أجل العمل بكفاءة وفاعلية يجب أنجاز المهام الهامة والأعلي قيمة والأكثر تأثيرا في تحقيق النتائج والأهداف المرجوة وليس الأهتمام بأنجاز المهام الملحة والضرورية وذات قيمة وتأثير أقل .

3- ادارة الأحداث المفاجئة

من أهم الخطوات لـ فن ادارة الوقت هي ادارة الأحداث المفاجئة والمقاطعات التي تحدث يوميا فاذا كان لديك أهداف وخطة واضحة و استطعت ترتيب المهام المطلوبة حسب الأولوية فذلك شئ عظيم

ولكن يجب توخي الحذر يوميا من الأحداث والمشاكل المفاجئة التي بمقدورها تحطيم ترتيب الأولويات وتبعدك عن المهام الضرورية والأكثر قيمة وتستهلك وقتك وطاقتك ، فلذلك أعتاد كتابة وتدوين الأحداث المفاجئة اليومية واعادة ترتيب اولوياتها وهل يمكن احد غيرك من انجازها او يمكن تأجيل تنفيذها في وقت لاحق .

كيفية ادارة الأحداث المفاجئة اليومية : هي تسجيل جميع الأحداث المفاجئة والأشخاص التي تنتمي اليهم تلك الأحداث خلال اليوم وعمل فلترة واعاد تقيم أثناء تأدية وانجاز مهامك الموضوعة في جدولك اليومي ، لكي تستطيع تحديد اي من هذه الأحداث لابد من التعامل معها حالا او أدراجها في الجدول اليومي أو تسطيع تفويض شخص أخر بأنجازها .

من أكثر العوامل التي تسبب تعطيل مهامك اليومية هي المكالمات التليفونية والرسائل النصية فلابد من تخصيص وقت من جدولك اليومي للتليفون للرد علي المكالمات حسب اولويتها وأهميتها ، وتخصيص وقت للرد علي الرسائل والايميلات .

تعلم ان تقول ” لا ” اي ترفض بعض المهام والطلبات الغير ضرورية المطلوبة منك أو تفويض شخص اخر للقيام بها عند ضيق وقتك . وايضا اجعل الأفراد الذين من حولك علي دراية بالأوقات التي تكون فيها متاح وتستطيع السماع لهم او تنفيذ طلباتهم وبالأوقات التي تكون فيها غير متاح وتأجيل تلك المواضيع والطلبات .

4- تجنب المماطلة والتسويف

من أهم الخطوات لـ كيفية تنظيم الوقت هي تجنب التسويف حيث من ابرز واهم عوامل الفشل في تنفيذ المهام هي التأجيل والمماطلة ، فتأجيل المهام والمماطلة وعدم الألتزام بمواعيد المهام المطلوب أنجازها يجعل الفرد غارق في الأمور الصعبة والمهام المتراكمة

لذلك ينصح بعمل قائمة بالمهام اليومية وتخصيص وقت لكل مهمة حتي تلتزم بأنجازها في الوقت المحدد لها . أقرا أكثر عن كيقية تكون منجزا وتكون شخص فعال ؟

للتغلب علي المماطلة : هي التعرف وتسجيل اسباب المماطلة في تأدية بعض المهام والتخطيط للتغلب علي هذه الأسباب ، وكافئ نفسك عند الأنتهاء وتفيذ المهام في الوقت المحدد ، وتذكير نفسك بالعواقب الرهيبة لعدم قيامك بتلك المهام .

5- الجدولة

يرجع ادارة الوقت الجيدة الي الجدولة الجيدة والفعالة لوقتك وتقسيمة بين المهام المطلوبة ، فعندما تكون علي دراية كاملة ومحدد أهدافك واولوياتك يمكنك عمل جدول لوقتك ولمهامك يساعدك علي البقاء في الطريق الصحيح نحو تحقيق أهدافك .

عند وضع جدول بمهامك اليومية التي تخدم تحقيق أهدافك فتكون مسيطرا علي وقتك بشكل قوي ، ويجب عليك عند وضع جدول لمهامك ترك بعض الوقت للأحداث الطارئة .

أن الأدارة الصحيحة لوقتك تضيف الي حياتك ساعات طوال أذا أحسنت استغلال الأوقات الضائعة في حياتك ! هل تعلم أن توفير 15 دقيقة كل يوم ، يعني أضافة 13 يوم كل عام تستغلهم حسب أحتياجك . هل تعلم أن توفير 30 دقيقة كل يوم ، يعني أضافة 26 يوم كل عام تستغلهم حسب أحتياجك .